Comment optimiser des bureaux vides avec un logiciel smart building ?

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De nombreuses entreprises cherchent aujourd’hui à optimiser leurs bureaux vides avec un logiciel smart building, afin de réduire leurs coûts, améliorer l’expérience collaborateur et atteindre leurs objectifs de durabilité.

Alors, qu’est-ce que cela signifie pour les bureaux ?

Cette évolution a redéfini le rôle des bureaux. Ils ne sont plus seulement des lieux de travail, mais constituent désormais des actifs stratégiques, ou des passifs coûteux. Selon l’efficacité de leur optimisation et de leur gestion. La course aux espaces de travail plus intelligents, plus efficaces et plus attractifs est lancée, et les entreprises qui manquent d’informations et d’outils adaptés risquent de se laisser distancer.

Le travail hybride, l’évolution des préférences des employés et la hausse des coûts ont laissé de nombreuses entreprises avec des espaces de bureaux sous-utilisés. Mais réduire simplement la superficie ne suffit pas. Pour optimiser les portefeuilles et transformer les espaces inutilisés en actifs précieux, les entreprises ont besoin de plus que de simples supposition. Elles ont besoin de données exploitables, d’une stratégie claire et d’une technologie de bâtiment intelligente et moderne pour coordonner le tout.

Le paradoxe des bureaux : un taux d’inoccupation élevé et une demande croissante de bureaux de catégorie A

Le marché des bureaux traverse une période étrange, un paradoxe où les taux d’inoccupation restent élevés. Tandis que la demande d’espaces modernes et de qualité supérieure continue de grimper. À Londres, par exemple, la demande d’espaces de bureaux de catégorie A en 2024 a dépassé de 4 % les niveaux d’avant la pandémie (Source : Rapport Cushman & Wakefield 2024 ).

En conséquence, de nombreuses entreprises se regroupent dans des bureaux haut de gamme qui soutiennent mieux l’expérience des employés. Les modèles de travail flexibles et les objectifs de durabilité.

Par exemple, les tendances de la reprise post-pandémique montrent que :

Les taux d’absorption nets sont positifs pour la première fois depuis le début de la pandémie, ce qui témoigne d’un bon équilibre entre les surfaces disponibles louées et libérées. Source : Rapport JLL sur la dynamique du marché des bureaux aux États-Unis (4e trimestre 2024).
Les recherches de bureaux se concentrent désormais sur des espaces haut de gamme, durables et flexibles
La demande d’espaces de bureaux à grande échelle augmente en Europe et dans la région Asie-Pacifique. Les entreprises recherchant des bureaux à l’épreuve du temps qui incitent les employés à revenir sur leur lieu de travail.

Le message est clair : il ne s’agit pas d’avoir plus d’espace, mais de disposer de l’ espace adéquat . Cela nécessite une utilisation et une gestion plus intelligentes de l’espace. Cependant, les organisations souhaitant réduire la taille de leurs bureaux doivent être conscientes des risques potentiels liés à des décisions prises sans données d’utilisation précises.

Les pièges de la réduction des effectifs des bureaux

De nombreuses entreprises réduisent leurs espaces de bureaux, mais sans données pour guider leurs décisions, elles risquent de commettre des erreurs coûteuses : réduire trop leurs effectifs ou conserver des espaces dont elles n’ont plus besoin.

Les pièges courants incluent :

Mesures inexactes de l’utilisation de l’espace : les décisions sont basées sur des données obsolètes de passage de badge ou sur une intuition, et non sur des modèles d’utilisation réels.
Manque de planification stratégique : la réduction des effectifs est considérée comme un exercice de réduction des coûts, et non comme une occasion de repenser la manière dont l’espace répond aux besoins des employés et aux objectifs de l’entreprise.

Sans une visibilité claire sur la façon dont les espaces sont utilisés. Les entreprises ont du mal à optimiser leurs espaces de bureaux en fonction de l’utilisation réelle.

Optimiser les bureaux vides en vous basant sur des données concrètes : mesurer l’utilisation des bureaux

Une fois que les entreprises reconnaissent la nécessité d’optimiser l’espace de bureau, le prochain défi devient clair : comment mesurer réellement l’utilisation de l’espace ?

Rapports manuels : l’option la moins coûteuse, mais aussi la moins fiable. Ils reposent sur les observations du personnel et la saisie manuelle des données, ce qui les rend sujets aux erreurs, aux omissions et aux biais.
Données de réservation et de contrôle d’accès existantes : ces systèmes fournissent une base de référence utile en utilisant l’infrastructure déjà en place. Mais ils passent à côté de comportements importants du monde réel, comme les non-présentations, les réunions impromptues et l’utilisation informelle des espaces ouverts.
Capteurs d’occupation : Véritables références en matière de précision, ces capteurs fournissent des données en temps réel sur la présence, les mouvements et les habitudes d’utilisation. Ils offrent des informations très précises, mais nécessitent un investissement initial en matériel et en installation.

Ensemble, ces options créent un éventail d’approches de collecte de données, permettant aux entreprises d’adapter leur stratégie en fonction du budget, du type de bâtiment et des objectifs commerciaux.

La bonne nouvelle est que la plupart des organisations n’ont pas besoin d’investir massivement dans des capteurs pour optimiser leurs espaces de travail. Nombre d’entre elles ont déjà accès à des flux de données précieux, notamment :

Systèmes de réservation de salles et de bureaux
Systèmes de contrôle d’accès
Suivi Wi-Fi

C’est là que les solutions Smart Building by Iconics deviennent essentielles. En se connectant à ces sources de données existantes et en les combinant avec les données des capteurs (lorsqu’elles sont disponibles). Les entreprises peuvent dresser un tableau complet et exploitable de l’utilisation réelle de l’espace.

Ces solutions Smart Building ou logiciels de gestion intégrée du lieu de travail (IWMS) maximisent la valeur pour :

Comparer les réservations à l’utilisation réelle pour repérer les réunions fantômes et les espaces inutilisés
Agrégation de données sur plusieurs systèmes et signalement des problèmes d’étalonnage ou de capteur
Regrouper les données dans des vues claires, par type d’espace, heure de la journée ou de la semaine, et même des comparaisons régionales ou mondiales de bureaux (« tableaux de classement des bureaux »)
Fournir une analyse détaillée par type d’espace de travail (bureaux, salles de réunion, espaces de commodité), étage et service
Générer des cartes thermiques et des tendances d’utilisation au fil du temps pour éclairer la planification et la refonte à long terme
Couplage des stratégies de contrôle des bâtiments avec les modèles réels d’occupation et d’utilisation

Les meilleures stratégies d’optimisation de l’espace concilient coût, complexité et précision. Heureusement, les solutions Smart Building aident les entreprises à trouver cet équilibre en exploitant la valeur des données existantes et en leur offrant la flexibilité d’ajouter des données de capteurs plus granulaires là où elles en ont le plus besoin.

Les logiciels de construction intelligente rendent les données exploitables

La collecte de données n’est qu’une partie de l’équation : la véritable valeur réside dans leur transformation en décisions claires et éclairées. C’est là que les logiciels de gestion de bâtiments intelligents prennent tout leur sens. Grâce à des analyses avancées et à une intelligence basée sur l’IoT, des plateformes comme GENESIS pour l’exploitation des bâtiments et IBSS pour la gestion des espaces de travail, transforment les données brutes en :

Tableaux de bord d’utilisation en temps réel pour les équipes sur le lieu de travail
Alertes automatiques lorsque les espaces sont sous-utilisés ou surutilisés
Des informations prédictives pour guider les futurs projets d’aménagement et de rénovation de l’espace

Grâce à cette prise de décision basée sur les données, les entreprises peuvent réduire (ou ajuster) en toute confiance la taille de leurs bureaux, sans compromettre la productivité, l’expérience des employés ou les objectifs de durabilité.

Optimiser vos bureaux pour une valeur maximale

De plus, avec des données d’utilisation précises en main, les entreprises peuvent transformer les zones inutilisées en actifs précieux, tels que :

Zones de collaboration adaptées aux équipes hybrides
Des espaces bien-être qui favorisent le bien-être des employés
Des espaces flexibles pouvant être sous-loués à des tiers ou utilisés de manière dynamique

Lorsque les espaces sont activement réimaginés et bien gérés, ils cessent d’être un fardeau financier et commencent à générer de la valeur stratégique. Voyons à quoi cela ressemble.

Quel est le retour sur investissement de l’optimisation des bureaux ?

L’optimisation intelligente des espaces offre bien plus qu’une simple réduction des coûts : elle génère des avantages financiers, opérationnels et de durabilité à long terme. Selon une étude d’Arcadis, la technologie des bâtiments intelligents peut offrir :

Économies sur les coûts de location : l’optimisation de l’espace peut réduire les besoins de plus de 30 %, réduisant ainsi considérablement les frais de location.
Répartition stratégique : en comprenant comment les différents services utilisent l’espace, les entreprises peuvent aller au-delà des ratios de bureau 1:1 obsolètes et adopter des environnements de travail flexibles et basés sur l’activité.
Rénovations basées sur les données : les espaces impopulaires ou sous-utilisés peuvent être réaménagés sur la base de données réelles, garantissant que les investissements de rénovation créent des espaces que les employés souhaitent réellement utiliser.
Expérience employé améliorée : des bureaux intelligents et bien utilisés qui reflètent la façon dont les gens travaillent aujourd’hui aident les entreprises à créer des espaces qui « méritent le déplacement ».
Réduction du gaspillage alimentaire : les données d’occupation en temps réel aident les équipes des installations à dimensionner les services de restauration, évitant ainsi le gaspillage inutile.
Horaires de nettoyage optimisés : les équipes de nettoyage se concentrent sur les zones à fort trafic, améliorant ainsi l’efficacité et réduisant les coûts.
Économies opérationnelles : les entreprises peuvent fermer des étages entiers les jours de faible occupation (comme les lundis et vendredis), réduisant ainsi les coûts de CVC, d’éclairage et de nettoyage.

En transformant les espaces inutilisés en actifs hautement performants et en alignant les décisions immobilières sur les besoins réels du lieu de travail. Les entreprises peuvent pérenniser leurs portefeuilles et créer des environnements de travail qui soutiennent activement la croissance de l’entreprise et l’évolution des attentes des employés.

Pérenniser l’immobilier grâce à la technologie intelligente

Les logiciels pour bâtiments intelligents ne se contentent pas d’optimiser l’espace : ils permettent aux entreprises d’adapter en permanence leurs stratégies immobilières à l’évolution des modes de travail, des attentes des employés et des priorités en matière de développement durable. Avec les bons outils, les entreprises peuvent :

Prendre des décisions immobilières en toute confiance
Adapter l’espace aux besoins des employés et à la culture de l’entreprise
S’adapter aux futurs changements sur le lieu de travail avec agilité
Atteindre les objectifs de durabilité et d’ESG grâce à une gestion plus intelligente de l’énergie et des ressources

Ensemble, ces capacités transforment l’espace de bureau d’une dépense générale statique en un actif flexible et prêt pour l’avenir qui soutient activement la réussite de l’entreprise.

Prêt à transformer vos bureaux vides en actifs productifs ?

Nos plateformes de bâtiments intelligents vous aident à comprendre comment vos espaces sont réellement utilisés, afin que vous puissiez les dimensionner en toute confiance. Vous adapter aux besoins des employés et découvrir de nouvelles opportunités pour réduire les coûts et améliorer les expériences.

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Ecrit par : Mary Anne BALLOUZ, Rédactrice en marketing et communication.

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