Workplace Experience Manager : un rôle stratégique au cœur du Smart Building
Pourquoi ce nouveau métier est devenu clé dans la transformation des environnements de travail hybrides ?
Le monde du travail a profondément changé, mais les environnements de bureaux n’ont pas toujours suivi. Si la réservation de bureau ou la gestion automatisée de l’éclairage sont devenues des standards, la vraie question reste : le bureau est-il encore une destination à valeur ajoutée ?
C’est dans ce contexte qu’émerge un nouveau rôle pivot : celui de Workplace Experience Manager (WEM). Né de la nécessité de repenser l’expérience collaborateur dans un cadre hybride, ce métier incarne l’évolution du pilotage des espaces : moins centré sur l’optimisation de surface brute, plus sur l’engagement, le bien-être et la performance.
Un rôle transverse au croisement de l’immobilier, de l’IT et des RH
Le Workplace Experience Manager n’est ni un simple office manager, ni un responsable de services généraux. Il incarne une nouvelle génération de talents capables d’articuler espace physique, infrastructure numérique et culture d’entreprise, avec une approche centrée sur l’humain.
Ses principales missions :
- Piloter les usages hybrides : occupation en temps réel, taux de réservation, flex-office, politique d’accès
- Déployer des technologies workplace : réservation de poste, géolocalisation indoor, contrôle d’accès, capteurs IoT
- Optimiser les services Soft FM : restauration, propreté, hospitalité, événements
- Orchestrer l’expérience utilisateur sur site comme à distance, avec cohérence et fluidité
- Exploiter les données workplace pour piloter la performance, anticiper les usages, et justifier les investissements
- Animer la vie de bureau et renforcer l’adhésion au collectif, notamment dans les phases de retour sur site.
Des compétences hybrides : design d’expérience, data et conduite du changement
Ce rôle exige un profil complet, à la fois stratégique et opérationnel. Un Workplace Experience Manager performant maîtrise :
- Le leadership du changement : pour faire converger les enjeux IT, RH, FM et immobilier.
- Les soft skills : empathie, communication interservices, gestion de l’engagement
- Les hard skills : lecture de données d’occupation, compréhension des systèmes techniques (GTB, capteurs, SSO), compétences en pilotage de projet
- La culture technologique : capacité à intégrer des plateformes workplace et à tirer parti des analytics
Des défis à surmonter pour créer une expérience cohérente
Le VEM évolue souvent dans un environnement complexe, marqué par :
- Des outils hétérogènes non intégrés
- Un ROI difficile à objectiver sur l’expérience employé
- Des baux rigides peu adaptés à la flexibilité recherchée
- Un accès limité aux systèmes du bâtiment ( dans des environnements multi-locataires)
- Une pression budgétaire croissante sur les m²
- Une gouvernance floue autour de la gestion Workplace
Une réponse technologique intégrée : La solution IBSS par Mitsubishi Electric Iconics Digital Solutions
Pour relever ces défis, il est essentiel de disposer d’une plateforme unifiée. L’Intelligent Buildings Software Stack (IBSS), développé par MEIDS, s’inscrit dans cette logique. Il apporte aux WEM une solution complète pour superviser, analyser et optimiser l’environnement de travail, dans une optique de performance durable.
Les bénéfices d’IBSS :
- Visibilité en temps réel des usages (postes, salles, espaces partagés) ;
- Intégration des systèmes : réservation, contrôle d’accès, wayfinding, comptage de personnes ;
- Décision basée sur les données : corrélation entre les usages physiques et les KPIs RH (satisfaction, engagement, productivité) ;
- Pilotage multi-sites avec personnalisation des tableaux de bord selon le périmètre (site, BU, pays…).
En centralisant toutes ces fonctions, IBSS permet aux WEM de passer d’une logique de gestion de tâches à une approche stratégique de la workplace expérience.
Vers un bureau « commute-Worthy » : attractif, connecté & humain.
L’enjeu n’est plus simplement de gérer des espaces, mais de créer des lieux à forte valeur ajoutée pour les collaborateurs. Le bureau de demain ne se pense plus en m², mais en qualité de vie au travail, expérience employé, et culture d’entreprise.
Comme le résume Sam Walton, Global Marketing Manager chez MEIDS :
« L’avenir du travail n’est pas une question de mètres carrés ou de taux d’occupation, mais de lieux connectés, engageants, et porteurs de sens. »
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